Susunan Panitia Pernikahan

Pernikahan merupakan sebuah momen penting yang harus dipersiapkan dengan baik. Oleh karena itu, Anda butuh sebuah panitia pernikahan untuk melakukan berbagai macam tugas demi lancarnya pesta pernikahan yang Anda gelar.

Meski Anda sudah menggandeng Wedding Organizer (WO) untuk membantu acara agar bisa berjalan dengan lancar dan baik, namun Anda juga butuh panitia dari pihak keluarga ataupun teman terdekat.

Meski Wedding Organizer yang Anda percayakan tersebut sudah mengurus semua kebutuhan mulai dari dekorasi, katering, live musik hingga beberapa hal kecil lainnya, namun Anda juga harus menyertakan beberapa anggota keluarga ke dalam susunan panitia pernikahan.

Setiap anggota dari kepanitiaan tersebut tentu saja memiliki tugas dan perannya masing-masing. Nah, bagi Anda yang belum mengetahui dengan pasti apa saja tugas dan peranan yang dimiliki oleh setiap anggota panitia pernikahan, berikut akan dijelaskan tentang tugas-tugas yang harus diemban oleh setiap anggota.

Susunan Panitia Pernikahan dan Tugasnya

Dalam susunan panitia pernikahan, terdiri atas berbagai macam anggota mulai dari sekretaris, bendahara, seksi konsumsi, tata rias dan busana dan masih banyak yang lainnya.

Untuk tugas dan tanggung jawab dari masing-masing anggota akan dijelaskan pada penjelasan di bawah ini :

1. Seksi Sekretaris

Umumnya, sekretaris dalam sebuah organisasi mencatat semua kegiatan dan agenda yang dilaksanakan. Nah, dalam susunan kepanitiaan pernikahan ini pun sama.

Tugas yang harus diemban oleh sekretaris dalam panitia pernikahan hampir sama dengan jabatan sekretaris di beberapa organisasi atau kepanitiaan lainnya.

Namun, ada beberapa tambahan tugas yang haru dilakukan oleh sang sekretaris dalam susunan panitia pernikahan satu ini. Apa sajakah itu ? Berikut penjelasannya :

• Mencatat notulen dalam setiap rapat atau pertemuan panitia yang dilakukan.
• Mengumpulkan dan mencari nama-nama, alamat dan kontak dari tamu yang akan diundang
• Mengetik atau menulis nama tamu pada undangan
• Menyebarkan undangan sesuai dengan alamat tamu yang akan diundang
• Melakukan konfirmasi dari kehadiran tamu yang telah diundang.

2. Bendahara

Seperti yang sudah diketahui bahwa bendahara memiliki tugas untuk mengelola keuangan dalam sebuah kepanitiaan.

Dalam susunan panitia pernikahan ini, tentu saja bendahara memiliki peranan yang sangat penting demi lancarnya acara yang diselenggarakan.

Nah, apa saja tugas dari bendahara? Simak penjelasannya berikut ini :

• Menyusun laporan keuangan
• Bertanggung jawab atas hadiah yang diberikan oleh tamu yang berupa uang serta kotaknya
• Pada hari pelaksanaan, bendahara harus memegang uang kas untuk berjaga-jaga jika ada sesuatu hal yang dibutuhkan secara mendadak
• Melakukan pembayaran kepada vendor setelah mendapat perintah dari ketua panitia.

3. Tata Rias dan Busana

Setiap pengantin pasti ingin terlihat cantik di depan para tamu bukan? Nah, ini merupakan tugas dari tim tata rias dan busana. Akan tetapi, apakah tugas dari tim tata rias ini hanya sekedar mempercantik pengantin? Tentu saja tidak. Berikut adalah tugas yang dimiliki oleh tim tata rias dan busana:

• Bertanggung jawab atas tata rias untuk mempelai pengantin, keluarga dan juga panitia
• Mempersiapkan busana atau pakaian yang akan dikenakan oleh mempelai pengantin, pihak keluarga dan juga panitia. Pastikan bahwa busana yang dipilih nyaman untuk digunakan.

4. Konsumsi

 

Ya, seksi konsumsi memiliki tugas untuk mengurus keperluan konsumsi para tamu undangan yang hadir. Seksi konsumsi harus bisa memperkirakan berapa banyak jumlah makanan dan minuman yang dihidangkan agar tidak ada tamu yang tidak kebagian konsumsi.

Untuk lebih lengkapnya, berikut tugas yang dimiliki oleh seksi konsumsi:

• Bertanggung jawab atas makanan yang dibutuhkan saat hari pelaksanaan, termasuk juga makanan untuk mempelai pengantin, keluarga dan panitia
• Memeriksa jumlah serta jenis makanan dan minuman apa saja yang akan dihidangkan bersama dengan WO
• Mengatur pembagian kue pengantin pada saat acara
• Mengurus makanan pesta yang tersisa, akan dibagikan atau dibawa pulang oleh siapa.

5. Protokol Tamu VIP

Adapun tugas dari protokol tamu VIP ialah sebagai berikut:

• Meminta konfirmasi kepada pihak keluarga, nantinya siapa saja yang akan menjadi tamu VIP dalam acara tersebut
• Memberikan informasi kepada pihak Wedding Organizer tentang siapa saja yang akan menjadi tamu VIP
• Mengatur para petugas yang akan menjadi penyambut tamu VIP.

6. Seksi Perlengkapan

Tugas dari seksi perlengkapan ialah sebagai berikut:

• Menyiapkan berbagai macam perlengkapan yang dibutuhkan
• Merapikan beberapa perlengkapan setelah dibutuhkan seperti buku tamu, pulpen dan sisa souvenir setelah acara selesai.

7. Seksi Keamanan, Izin dan Parkir

Tugasnya ialah:

• Bertanggung jawab tentang izin-izin yang dibutuhkan, menyiapkan lokasi parkir yang akan digunakan oleh para tamu undangan serta petugas keamanan.

8. Seksi Transportasi

 

Tugas dari seksi transportasi ialah sebagai berikut:

• Bertugas untuk menyiapkan transportasi yang akan digunakan oleh mempelai dan juga keluarga, seperti mobil sekaligus sopirnya.

9. Panitia Buku Tamu

 

Petugas buku tamu memiliki tugas dan tanggung jawab seperti berikut:

• Melakukan koordinasi kepada seksi perlengkapan untuk meminta meja penerima tamu, buku tamu dan juga pulpen
• Memastikan bahwa setiap tamu yang hadir mengisi buku tamu dengan benar
• Membagikan souvenir yang telah disediakan kepada para tamu yang hadir.

10. Panitia Penerima Tamu

 

Tugas yang dimiliki oleh panitia penerima tamu tentu berbeda dengan panitia buku tamu. Dimana, tugas yang dimiliki oleh penerima tamu ialah sebagai berikut:

• Bertugas untuk menerima dan menyambut setiap tamu undangan yang hadir.

11. Pengiring Pengantin

 

Nah, susunan panitia pernikahan yang terakhir adalah pengiring pengantin. Yang mana, tugas dari pengiring pengantin ialah sebagai berikut:

• Melakukan komunikasi dengan pihak Wedding Organizer dan pengantin tentang kapan waktu yang tepat untuk bersiap-siap serta busana apa yang akan digunakan
• Pengiring pengantin bertanggung jawab untuk mengiring pengantin.

Itu dia tugas yang harus dilakukan oleh setiap anggota dari susunan panitia pernikahan. Tentu saja, berbagai macam tugas tersebut dikoordinasi oleh satu orang yang bertugas sebagai ketua panitia.

Jika Anda menggunakan Wedding Organizer (WO), maka tugas ketua panitia akan diserahkan kepada pihak WO.

Lalu, apa sajak tugas yang harus dilakukan oleh WO sebagai ketua panitia? Berikut ini penjelasannya:

1. Mengundang serta memimpin rapat kepanitiaan
2. Melakukan koordinasi terhadap tugas yang harus dipertanggungjawabkan oleh panitia dan juga vendor
3. Membuat jadwal pelaksanaan kegiatan secara tepat
4. Mengatur pelaksanaan gladi resik sebelum hari pelaksanaan
5. Menyusun anggaran yang harus dikeluarkan agar sesuai dengan keinginan client
6. Memberi saran ataupun pertimbangan kepada client jika diperlukan
7. Melakukan pengecekan terhadap persiapan panitia dan juga vendor pada hari pelaksanaan supaya cara bisa berjalan dengan lancar dan bisa berjalan sesuai dengan rencana.

Demikian tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukan oleh pihak Wedding Organizer (WO) selaku ketua panitia kegiatan.

Tugas yang harus dilakukan tersebut tentu bukan sebuah tugas yang sepele. Dimana, ketua panitia harus memastikan bahwa semua persiapan yang dilakukan harus tepat dan acara bisa berjalan sesuai dengan rencana.

Kiat Sukses Melibatkan Anggota Keluarga Sebagai Panitia Pernikahan

Dalam sebuah susunan panitia pernikahan, melibatkan beberapa anggota merupakan salah satu hal yang cukup penting untuk dilakukan.

Dengan melibatkan anggota keluarga, hal ini akan membuat acara yang Anda laksanakan bisa berjalan lebih lancar.

Ini karena anggota keluarga akan lebih memahami apa yang Anda butuhkan dan apa yang Anda inginkan. Terlebih, jika Anda menggunakan Wedding Organizer (WO).

Namun terkadang, melibatkan anggota keluarga dalam sebuah panitia pernikahan terkadang menimbulkan masalah karena kurangnya komunikasi yang baik.

Bagi Anda yang ingin sukses melibatkan anggota keluarga sebagai panitia pernikahan, berikut ada beberapa kiat-kiat suksesnya:

1. Berikan Tugas Sesuai dengan Kemampuan

Hal pertama yang harus Anda lakukan ialah dengan memberikan tugas sesuai dengan kemampuan yang mereka miliki. Mungkin, beberapa anggota keluarga tidak memiliki keahlian yang profesional dalam hal menangani sebuah event terutama acara pernikahan.

Oleh karena itu, Anda wajib untuk menugaskan mereka untuk sesuai dengan keahlian yang mereka miliki. Contohnya, jika ada anggota keluarga yang pandai memasak, tata rias atau yang lain sebagainya, Anda bisa memasukkan mereka dalam susunan panitia yang sesuai dengan keahlian.

2. Meminta dan Berdiskusi secara Pribadi

Sebelum Anda melibatkan mereka dalam sebuah susunan panitia pernikahan, mintalah kepada anggota keluarga yang akan Anda jadikan sebagai panitia dengan datang langsung ke rumahnya.

Melakukan silaturahmi ke rumah dan menyampaikan apa yang ingin Anda sampaikan merupakan salah satu hal penting untuk menghargai anggota keluarga anda. Hal ini juga jauh lebih sopan.

3. Pahami Isyarat Penolakan

Nah, selain kedua hal yang disebutkan di atas, Anda juga harus memahami poin yang satu ini. Dimana, Anda harus memahami isyarat penolakan dari anggota keluarga.

Memang, menjadi bagian panitia dari sebuah acara pernikahan adalah sebuah kehormatan. Akan tetapi, ada beberapa orang yang merasa keberatan dengan tugas yang harus dilakukannya tersebut.

Namun, biasanya mereka akan merasa tidak enak jika harus menolak. Jika Anda menemukan isyarat penolakan seperti senyum yang tampak terpaksa saat Anda menyuruh mereka sebagai anggota panitia, tanyakan sekali lagi apakah dia benar-benar sanggup untuk melakukan tugas tersebut.

Tentunya, Anda tidak ingin acara pernikahan tidak bisa berjalan secara maksimal karena ada anggota panitia yang menjalankan tugasnya secara setengah-setengah bukan?

4. Harus Bijak Menyikapi Perbedaan Pendapat

Bukan sebuah hal yang mudah untuk melibatkan anggota keluarga dalam sebuah kepanitiaan pernikahan. Pastinya, akan muncul perbedaan pendapat antara Anda dengan pihak keluarga tersebut.

Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk menyikapi perbedaan secara bijak agar tidak terjadi perselisihan.

5. Berikan Perhatian

Nah, setelah Anda membentuk susunan panitia pernikahan, langkah berikutnya ialah dengan menanyakan kabar dan perkembangan tugas yang mereka lakukan.

Jika ada yang mengalami kesulitan atau kendala yang dihadapi, tawarkan solusi untuk menyelesaikan masalah tersebut.

Di atas merupakan kiat atau cara yang bisa Anda lakukan jika ingin melibatkan anggota keluarga sebagai bagian dari kepanitiaan.

Memang, melibatkan anggota keluarga dalam kepanitiaan merupakan hal yang baik untuk dilakukan dan hal tersebut merupakan usaha untuk menghargai keberadaan mereka.

Akan tetapi, terkadang ada beberapa kendala yang bisa Anda hadapi ketika melibatkan anggota keluarga dalam sebuah susunan panitia pernikahan.

Namun, beberapa kiat di atas bisa Anda lakukan untuk menyelesaikan berbagai macam kemungkinan masalah yang bisa saja muncul.