8 Contoh Surat Dinas dan Cara Membuatnya dengan Mudah

Surat menyurat adalah salah satu sarana komunikasi satu sama lain yang sudah digunakan sejak dulu hingga saat ini. Salah satu contoh surat yang tergolong resmi karena dibuat oleh instansi atau perusahaan adalah surat dinas.

Lantas, apa bedanya surat dinas dengan surat resmi lainnya? Simak ulasan lengkap di bawah ini untuk mencari tahu jawabannya, yuk!

Pengertian Surat Dinas

Surat dinas adalah jenis surat resmi yang dibuat lembaga atau instansi untuk memberitahu keperluan dinas kepada seseorang. Mengingat surat dinas masuk dalam golongan surat resmi, isi surat ini dibuat dengan tata bahasa Indonesia yang baku dan benar.

Selain itu, instansi atau perusahaan biasanya mengeluarkan surat dinas pada kondisi atau waktu tertentu. Pasalnya, surat dinas membutuhkan persetujuan dari pimpinan lembaga tersebut untuk benar-benar disahkan.

Hal ini yang membuat surat dinas berbeda dengan surat pribadi. Jika surat dinas ditujukan untuk keperluan dinas, surat pribadi hanya dikeluarkan kepada seseorang dan bersifat pribadi. Maka dari itu, cara membuat surat dinas akan berbeda dengan surat biasa.

Baca Juga:

• Pengertian, Struktur, dan Contoh Surat Penawaran Barang
• Pengertian dan Contoh Surat Perjanjian Jual Beli Barang

Struktur Surat Dinas

Surat dinas bersifat resmi. Artinya, struktur penulisan surat dinas yang benar akan berbeda dengan surat biasa. Ini bertujuan memudahkan penerima surat memahami apa isi dari surat tersebut.

Berikut ini struktur dari contoh surat dinas agar bisa menerapkan cara membuat yang benar.

• Kop Surat: informasi alamat, nomor telepon, dan nama perusahaan atau instansi pengirim surat.
• Tanggal Surat: tanggal kapan surat tersebut dikeluarkan.
• Nomor Surat: nomor surat yang memudahkan instansi mengarsipkan dokumen.
• Perihal Surat: informasi tambahan seputar keperluan dinas.
• Lampiran: dokumen atau berkas yang memuat informasi tambahan yang ada pada surat.
• Nama dan Alamat Tujuan: nama dan alamat lengkap penerima surat.
• Pembukaan: salam pembuka yang sifatnya resmi dan formal.
• Isi Surat: isi surat dinas dengan bahasa yang singkat, padat, dan jelas.
• Penutup: salam penutup setelah isi surat dinas.
• Nama, Stempel, dan Tembusan: nama pengirim atau penanggung jawab surat dinas beserta stempel atau tanda tangan.

Contoh Surat Dinas

Memahami penulisan surat dinas memang sangat membantu Pins untuk membuat surat resmi ini. Namun, kamu bisa menjadikan beberapa contoh surat dinas resmi di bawah ini sebagai bahan referensi.

Baca Juga:

• Contoh Surat Pernyataan Beserta Cara Membuatnya
• Surat Pernyataan Kehilangan, Cara Mengurus, dan Contohnya

Contoh Surat Dinas Tugas

Surat dinas tugas merupakan surat yang dikeluarkan untuk menugaskan seseorang ketika menghadiri sebuah acara. Contoh surat dinas tugas biasanya dibuat oleh perusahaan, seperti saat mengutus karyawan mengawasi proyek atau mengunjungi klien.

PEMERINTAH KOTA BOGOR
KANTOR LINGKUNGAN HIDUP
Jalan Veteran no. 45, Bogor
Telp: (0251) 778 889 E-mail: lingkunganbogor@gmail.com

---

SURAT PERINTAH TUGAS
Nomor: …………………………

DASAR: 1. Undangan dari Badan Lingkungan Hidup Provinsi Jawa Barat
2. Perintah Kepala Kantor Lingkungan Hidup Kota Bogor

MEMERINTAHKAN

Kepada:

• Nama: …………………………
  NIP: …………………………
  Pangkat/Gol.: …………………………
  Jabatan: Staff

Untuk: Workshop Penyusunan Laporan Lingkungan Hidup untuk Industri Rokok
Hari: Kamis – Jumat
Tanggal: 13 Agustus 2022 – 14 Agustus 2022
Tempat: Hotel Santika Bogor

Bogor, 10 Agustus 2022

Kepala Kantor Lingkungan Hidup
Kota Bogor

Contoh Surat Dinas Undangan

Selain penugasan, surat dinas dipakai untuk mengundang orang-orang penting ke sebuah acara tertentu. Sebagai contoh, sekolah membuat surat dinas undangan resmi untuk para orangtua agar mereka menghadiri acara pembagian rapor atau rapat penting.

PEMERINTAH PROPINSI DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA
DINAS PENDIDIKAN SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK) NEGERI 21 YOGYAKARTA
Jl. Jayakarta 12 Yogyakarta, Telp 6361612172

Yogyakarta, 2 Mei 2022
Nomor : 299/SMK21/2022

Lampiran : –
Perihal : Undangan Wali Murid

Yth. Orang Tua / Wali Murid
SMK Negeri 21 Yogyakarta

Assalamu’alaikum Wr. Wb., salam sejahtera bagi kita sekalian,
dalam rangka memperingati hari jadi SMK Negeri 21 Yogyakarta, kami selaku pengurus OSIS SMK Negri 21 Yogyakarta akan melakukan acara peringatan dan santunan kepada anak yatim piatu.
Kami mohon kiranya para Orang Tua / Wali Murid dapat berpartisipasi acara tersebut. Oleh karena itu kami mohon kehadirannya pada:

Hari/tanggal : Selasa, 20 Mei 2022
Tempat            : Gedung Serba Guna SMK Negri 21 Yogyakarta
Acara               : Partisipasi dari Orang Tua/Wali Murid

Mengingat pentingnya acara tersebut, di mohon kehadirannya tepat pada waktunya. Demikian undangan ini kami sampaikan, atas kehadiran dan partisipasinya kami mengucapkan terimakasih.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Mengetahui,
Kepada Sekolah SMK Negeri 21 Yogyakarta                                               Ketua OSIS

( Tanda tangan )                                                                                             ( Tanda tangan )

Contoh Surat Dinas Keputusan

Contoh surat dinas resmi lainnya yang biasa beredar di lingkup instansi dan perusahaan adalah surat keputusan. Surat keputusan ini pun terdiri dari berbagai macam hal, seperti pengangkatan karyawan tetap, promosi, hingga putusan visi misi sekolah.

PT. MAJU MUNDUR
Jl. Pertahanan No. 123 Jakarta
Telp. 1234567890 Fax. 1234567890

SURAT KEPUTUSAN
No. : 123/SK/Mei/2022

Perihal : Pengangkatan Karyawan Tetap

Setelah melakukan beberapa tahapan evaluasi terhadap kinerja Saudara Anton Sanjaya terhitung mulai tanggal 10 Januari 2022 dengan jabatan sebagai pegawai sementara PT. Maju Mundur di bagian Administrasi Pergudangan, maka dengan ini PT. Maju Mundur menganggap Sdr. telah memenuhi kriteria untuk diangkat menjadi karyawan tetap dengan ketentuan sebagai berikut :

Menimbang	:	Berdasarkan pengamatan dan penilaian yang obyektif Sdr. Anton Sanjaya
Mengingat	:	Berdasarkan Anggaran Dasar dan Peraturan Perusahaan PT. Maju Mundur
Memperhatikan	:	Kebutuhan akan sumber daya manusia di PT. Maju Mundur

MEMUTUSKAN :

Mengangkat Saudara Anton Sanjaya sebagai Kepala Pergudangan. Bila di kemudian hari ditemukan kesalahan dengan diterbitkannya Surat Keputusan ini, pihak perusahaan akan melakukan penyesuaian ulang sebagaimana mestinya.

Jakarta, 15 Mei 2022

Mengetahui,
Direktur PT. Maju Mundur,

Ahmad Subari.

Baca Juga:

• Contoh Surat Pengalaman Kerja
• Contoh Surat Pengantar yang Baik dan Formatnya

Contoh Surat Dinas Permohonan

Surat dinas tidak hanya untuk mengutus seseorang melakukan perjalanan dinas, melainkan juga meminta izin untuk mengadakan sebuah kegiatan. Dengan begitu, pimpinan sebuah instansi bisa menyetujui kegiatan tersebut, asalkan ada rincian yang tertera di suratnya.

Berikut ini contoh surat dinas permohonan yang bisa jadi bahan referensi.

NUSA ABADI JAYA

Toko Mulia Jaya Blok 4S No. 123

Jalan Raja Sangkuriang Km. 4,2 Bandar Lampung

Telp. 0218656697667/ Fax. 072125525844

Bandar Lampung, 10 Oktober 2020

Nomor : 101/PTNAJ/58/2020
Halaman : 1 Berkas
Perihal : Permohonan Dinas

Kepada Yth,

Bapak Nurahmad

Di-

Tempat

Dengan hormat,

Dengan dibuatnya surat ini, kami beritahukan bahwa berakhirnya tutup buku PT NAJ yaitu pada akhir tahun ini. Oleh karena itu kami bermaksud untuk memohon izin melakukan perjalanan dinas ke tempat pelanggan yang bersangkutan.

Perjalanan dinas tersebut akan dilaksanakan pada:

Hari, Tanggal : Senin – Selasa 02 – 03 Januari 2020

Pukul : 08.00-Selesai

Tempat : Hotel Arsintha Kota Bandar Lampung

Mohon untuk bisa hadir tepat waktu dan menggunakan pakaian dinas. Demikianlah surat ini kamu sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,

Slamet Raharjo

Direktur Utama

Contoh Surat Dinas Permohonan Izin Cuti

[Logo Perusahaan]

[Alamat Perusahaan]

[Tanggal]

Nomor: [Nomor Surat]

Perihal: Permohonan Izin Cuti

Kepada, Nama Penerima Jabatan Perusahaan/Instansi Alamat

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini,

Nama: [Nama Karyawan]

Jabatan: [Jabatan]

Departemen: [Departemen]

Perusahaan: [Nama Perusahaan]

Alamat: [Alamat Karyawan]

Dengan ini mengajukan permohonan izin cuti untuk periode sebagai berikut:

Tanggal Mulai: [Tanggal Mulai Cuti]

Tanggal Selesai: [Tanggal Selesai Cuti]

Total Hari: [Jumlah Hari Cuti]

Alasan dari permohonan izin cuti ini adalah [alasan cuti, misalnya: alasan pribadi/family, sakit, perjalanan penting, dll.]. Saya memahami bahwa kehadiran saya dalam pekerjaan ini penting, namun dalam situasi ini, saya membutuhkan waktu untuk menyelesaikan urusan pribadi dan memenuhi keperluan yang tidak dapat ditunda.

Saya telah mengkoordinasikan tugas-tugas saya dengan rekan kerja saya, dan telah mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk memastikan kelancaran pekerjaan selama absensi saya. Saya juga dapat dihubungi melalui [kontak yang dapat dihubungi selama cuti].

Saya berjanji untuk mengganti waktu cuti saya dengan bekerja lebih keras dan efisien setelah kembali ke kantor. Saya akan melakukan upaya maksimal untuk menghindari dampak negatif pada pekerjaan dan proyek yang sedang berjalan.

Mohon persetujuan dan pengesahan dari pihak yang berwenang. Saya bersedia memberikan informasi tambahan atau dokumentasi yang diperlukan untuk menindaklanjuti permohonan ini.

Terima kasih atas perhatian dan pengertian yang diberikan. Saya sangat menghargai kesempatan untuk menjaga keseimbangan antara kehidupan pribadi dan profesional.

Hormat kami,

[Nama Pengirim]

[Jabatan]

[Perusahaan/Instansi]

Kontak Person: [Nama Kontak Person]

Telepon: [Nomor Telepon]

Surel: [Alamat Surel]

Contoh Surat Dinas Perintah

[Logo Perusahaan/Instansi]

[Alamat Perusahaan/Instansi]

[Tanggal]

Nomor: [Nomor Surat]

Perihal: Surat Perintah

Kepada, Nama Penerima Jabatan Perusahaan/Instansi Alamat

Dengan hormat,

Berdasarkan kebutuhan dan tugas yang harus dilaksanakan, melalui surat ini kami memberikan perintah kepada Anda untuk menjalankan tugas sebagai berikut:

Tugas: [Rincian Tugas yang Diberikan]

Tanggal Pelaksanaan: [Tanggal Pelaksanaan]

Waktu Pelaksanaan: [Waktu Pelaksanaan]

Lokasi Pelaksanaan: [Lokasi Pelaksanaan]

Petunjuk dan Instruksi: [Instruksi atau Keterangan Tambahan]

Anda diharapkan untuk melaksanakan tugas ini dengan penuh tanggung jawab dan profesionalisme. Pastikan untuk mengikuti instruksi yang diberikan dan melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada kami sesuai dengan prosedur yang berlaku.

Mohon diketahui bahwa penugasan ini dianggap sebagai bagian dari tugas rutin Anda sebagai karyawan dan diharapkan untuk diselesaikan dengan baik dan tepat waktu. Segala biaya yang timbul dalam pelaksanaan tugas ini akan ditanggung oleh perusahaan/instansi.

Kami percaya bahwa Anda memiliki kemampuan dan kualifikasi yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas ini dengan baik. Jika ada pertanyaan atau klarifikasi lebih lanjut, silakan hubungi kami melalui kontak yang tercantum di bawah ini.

Terima kasih atas perhatian dan kerjasama Anda dalam melaksanakan tugas ini. Kami mengharapkan hasil yang positif dan berharap Anda dapat mengatasi tantangan yang mungkin terjadi selama pelaksanaan tugas.

Hormat kami,

[Nama Pengirim]

[Jabatan]

[Perusahaan/Instansi]

Kontak Person: [Nama Kontak Person]

Telepon: [Nomor Telepon]

Surel: [Alamat Surel]

Contoh Surat Dinas Penawaran

[Logo Perusahaan]

[Alamat Perusahaan]

[Tanggal]

Nomor: [Nomor Surat]

Perihal: Surat Penawaran

Kepada, Nama Penerima Jabatan Perusahaan/Instansi Alamat

Dengan hormat,

Melalui surat ini, kami ingin menawarkan layanan/produk dari perusahaan kami kepada perusahaan/instansi yang Bapak/Ibu pimpin. Kami yakin bahwa layanan/produk yang kami tawarkan akan memenuhi kebutuhan dan harapan perusahaan/instansi Bapak/Ibu.

Berikut adalah rincian penawaran yang kami ajukan:

• Nama Layanan/Produk: [Nama Layanan/Produk]
• Deskripsi: [Deskripsi singkat tentang layanan/produk]
• Spesifikasi: [Spesifikasi teknis jika diperlukan]
• Harga: [Harga yang ditawarkan]
• Durasi Kontrak: [Durasi kontrak atau masa berlaku penawaran]
• Nama Layanan/Produk: [Nama Layanan/Produk]
• Deskripsi: [Deskripsi singkat tentang layanan/produk]
• Spesifikasi: [Spesifikasi teknis jika diperlukan]
• Harga: [Harga yang ditawarkan]
• Durasi Kontrak: [Durasi kontrak atau masa berlaku penawaran]

Kami ingin menekankan bahwa perusahaan kami memiliki pengalaman yang luas dan telah melayani berbagai perusahaan terkemuka dengan sukses. Kami memiliki tim yang terampil dan kompeten yang siap memberikan pelayanan terbaik kepada perusahaan/instansi Bapak/Ibu.

Kami juga menyadari bahwa setiap perusahaan/instansi memiliki kebutuhan yang unik. Oleh karena itu, kami bersedia untuk menyesuaikan layanan/produk kami sesuai dengan kebutuhan khusus perusahaan/instansi Bapak/Ibu.

Apabila Bapak/Ibu berminat dengan penawaran ini atau membutuhkan informasi lebih lanjut, kami sangat senang untuk mengadakan pertemuan atau diskusi lebih lanjut. Silakan hubungi kami melalui kontak yang tercantum di bawah ini.

Kami berharap dapat menjalin kerjasama yang saling menguntungkan dengan perusahaan/instansi Bapak/Ibu. Terima kasih atas perhatian dan kesempatan ini. Kami menantikan tanggapan positif dari Bapak/Ibu.

Hormat kami,

[Nama Pengirim]

[Jabatan]

[Perusahaan]

Kontak Person: [Nama Kontak Person]

Telepon: [Nomor Telepon]

Surel: [Alamat Surel]

Contoh Surat Dinas Peringatan

[Logo Perusahaan/Instansi]

[Alamat Perusahaan/Instansi]

[Tanggal]

Nomor: [Nomor Surat]

Perihal: Surat Peringatan

Kepada, Nama Penerima Jabatan Perusahaan/Instansi Alamat

Dengan hormat,

Berdasarkan evaluasi kinerja dan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan/instansi, kami memberikan surat peringatan kepada Anda sebagai langkah untuk memberikan teguran resmi terkait pelanggaran yang telah terjadi. Kami menganggap penting untuk mengingatkan Anda akan pentingnya mematuhi aturan dan prosedur yang berlaku dalam perusahaan/instansi.

Rincian pelanggaran yang terjadi adalah sebagai berikut:

• Tanggal Pelanggaran: [Tanggal Pelanggaran]
• Jenis Pelanggaran: [Jenis Pelanggaran]
• Deskripsi Pelanggaran: [Deskripsi singkat pelanggaran]
• Tanggal Pelanggaran: [Tanggal Pelanggaran]
• Jenis Pelanggaran: [Jenis Pelanggaran]
• Deskripsi Pelanggaran: [Deskripsi singkat pelanggaran]

Kami mengingatkan Anda bahwa tindakan atau perilaku yang melanggar kebijakan perusahaan/instansi dapat berdampak negatif pada citra dan reputasi perusahaan/instansi. Oleh karena itu, kami menekankan pentingnya mematuhi aturan dan norma yang berlaku serta menghindari pelanggaran di masa mendatang.

Kami mengharapkan agar Anda segera memperbaiki perilaku dan menghindari pelanggaran serupa di masa depan. Pelanggaran yang berulang atau kegagalan untuk memperbaiki perilaku dapat mengakibatkan tindakan disiplin yang lebih lanjut sesuai dengan ketentuan perusahaan/instansi.

Dalam hal ini, kami juga memberikan kesempatan kepada Anda untuk mengajukan klarifikasi atau tanggapan terkait dengan pelanggaran yang dituduhkan. Mohon mengajukan klarifikasi atau tanggapan tertulis kepada kami dalam waktu [jumlah hari] sejak tanggal diterimanya surat ini.

Kami berharap agar Anda dapat memahami seriusnya situasi ini dan bersedia untuk melakukan perbaikan. Dalam perusahaan/instansi kami, kami percaya bahwa setiap karyawan dapat belajar dari kesalahan dan tumbuh menjadi pribadi yang lebih baik.

Terima kasih atas perhatian dan kerjasama Anda dalam mengatasi masalah ini. Kami berharap agar langkah ini dapat membantu memperbaiki perilaku dan menciptakan lingkungan kerja yang profesional dan harmonis.

Hormat kami,

[Nama Pengirim]

[Jabatan]

[Perusahaan/Instansi]

Kontak Person: [Nama Kontak Person]

Telepon: [Nomor Telepon]

Surel: [Alamat Surel]

Nah, itu tadi sederet contoh surat dinas yang benar dan bisa dijadikan bahan referensi untuk kamu. Semoga bermanfaat, Pins!

Baca Juga:

• Ini Dia Contoh Surat Hibah Tanah yang Baik dan Benar
• Serba-serbi Surat Perjanjian Sewa Menyewa Rumah

---

Temukan pilihan rumah dan apartemen terlengkap di Aplikasi Pinhome. Untuk kamu agen properti independen atau agen kantor properti bergabunglah menjadi rekan agen properti bersama kami dan iklankan properti kamu di sini. 

Kamu juga bisa belajar lebih lanjut mengenai properti di Property Academy by Pinhome. Gabung menjadi Rekan Jasa Pinhome melalui aplikasi Rekan Pinhome di App Store atau Google Play Store sekarang!

Hanya di Pinhome.id yang memberikan kemudahan dalam membeli properti. Pinhome – PINtar jual beli sewa properti.