Contoh Surat Pengaduan dan Formatnya yang Benar

Dalam transaksi, terkadang ada beberapa hal yang kurang sesuai, baik dalam pembelian barang atau penggunaan jasa. Untuk itu, beberapa orang kerap mengajukan surat pengaduan supaya keluhannya didengar. Menariknya, surat ini pun tak hanya dilakukan dalam transaksi jual beli, tapi bisa pula ke layanan masyarakat, seperti polisi. Lalu, apa itu surat pengaduan?

Nah, sebagai gambaran berikut ini diuraikan contoh surat pengaduan atau keluhan untuk berbagai keperluan. Dengan contoh surat keluhan ini kamu tak bingung lagi jika ingin mengajukan pengaduan atau komplain pada perusahan jual beli atau instansi terkait. Yuk, langsung simak saja ulasannya sampai habis!

1. Apa Itu Surat Pengaduan?

Surat pengaduan adalah salah satu contoh surat resmi yang berisi keluhan atau ketidakpuasan seseorang terhadap suatu layanan, sehingga menuntut penyelesaian. Penyelesaian tersebut bisa berupa ganti rugi atau tindakan terkait.

Dalam pembuatannya, surat ini konon melibatkan hukum. Terutama jika berkaitan dengan instansi atau lembaga besar. Jadi, penggunaan pun tak bisa sembarangan. Untuk lebih jelasnya, berikut fungsi surat pengaduan yang perlu diketahui:

• Memberitahukan kepada penjual atau penyedia jasa mengenai kerusakan barang, kehilangan barang tanpa ada tindakan atau pemberitahuan lebih lanjut, dan serta pelayanan yang tidak sesuai prosedur.
• Memberikan peringatan secara halus kepada pihak bersangkutan untuk mengatasi permasalahan yang muncul.
• Menyelesaikan permasalahan antara pembeli dan penjual atau klien dan penyedia layanan/jasa secara baik dan sesuai kesepakatan.
• Meminta pertanggungjawaban kepada pihak lain jika terdapat kesalahan memang dilakukan oleh pihak tersebut.
• Mendapatkan keterangan yang lebih jelas dan detail dari pihak terkait mengenai perkara yang dikeluhkan.

Baca Juga: Surat Pernyataan Kehilangan, Cara Mengurus dan Contohnya

2. Format Surat Pengaduan

Sebelum mempelajari contoh surat komplain, kamu perlu tahu dulu format penulisannya. Ini bisa menjadi gambaran ketika membuat suratnya nanti. Dilansir dari berbagai sumber, berikut format surat pengaduan yang bisa diikuti:

– Tangan dan alamat surat

Bagian ini berisi tanggal, nama penerima, dan alamatnya. Baiknya, tulis dengan tepat agar tidak keliru saat pengiriman.

– Kata pengantar

Sebelum menyebutkan isinya, kamu perlu buat dulu kata pengantar sebagai bentuk kesopanan. Pada bagian ini, isi identifikasi keluhan terdapat oenyedia layanan jasa atau pihak penjual, serta instansi terkait.

– Isi surat

Masuk ke bagian pentingnya, yaitu isi surat. Pada bagian ini kamu bisa menuliskan isi keluhana secara runtut, jelas, dan akurat. Penjelasan mengenai dampak negatif atau efek samping pun perlu dimasukkan pada bagian ini. Hal ini dilakukan agar mudah dipahami dan kamu bisa segera mendapatkan tanggapan yang sesuai dan efektif. Meski begitu, tetap gunakan kata yang sopan dan tidak ambigu, ya.

– Kesimpulan

Jika maksud sudah diutarakan, maka tutup surat dengan kesimpulan. Pada bagian ini sebaiknya tidak hanya diisi dengan salam penutup, tapi lebih ke harapan atau tujuan penyelesaian yang diinginkan. Baiknya, tulis dengan detail dan lugas apa yang kamu sarankan pada pihak terkait dengan bahasa yang sopan.

Nah, untuk mempersingkat, berikut susunan surat pengaduan yang bisa jadi inspirasi:

1. Kepala surat, berisi hal dan keterangan surat
2. Lokasi dan tanggal surat dibuat
3. Nomor surat (jika ada atau dibuat dari instansi maupun lembaga terkait)
4. Tuliskan perihal surat dibuatnya
5. Tambahkan lampiran jika diperlukan
6. Alamat penerima
7. Isi surat yang mencakup penjelasan keluhan atau komplain secara detail, lengkap dengan penyelesaiannya yang diinginkan
8. Tanda tangan dan nama terang

Baca juga: Contoh Surat Cerai yang Sesuai dengan Kaidah yang Ada

3. Cara Membuat Surat Pengaduan

Cara membuat surat pengaduan perlu diketahui. Ini bisa jadi antisipasi apabila terjadi transaksi yang tak sesuai perjanjian. Dengan melakukan komplain lewat surat, harapan kamu bisa mendapatkan balasan atau penyelesaian yang dibutuhkan.

Namun, dalam pembuatannya kamu harus hati-hati karena surat ini bersifat resmi. Beberapa hal yang perlu diperhatikan sebelum pengajuan surat pengaduan, yaitu teliti lagi produk atau layannya. Lalu, cek pula reputasi produk atau perusahan yang mengeluarkannya. Jika memang banyak yang tak sesuai, maka kamu bisa mengajukan keluhan.

Untuk penulisannya, gunakan metode komunikasi yang formal dan terstruktur. Dengan begitu, isi surat akan terkesan sopan dan profesional, sehingga perusahanan atau instansi terkait bisa memproses keluhanan dengan nyaman.

Baca Juga: Contoh Surat Keterangan Belum Menikah dan Cara Membuatnya

4. Contoh Surat Pengaduan

Sebagai gambaran, berikut beberapa contoh surat pengaduan yang bisa kamu sontek. Contoh ini bisa dipakai untuk berbagai keperluan, lho!

a. Contoh surat pengaduan ke polisi

Yth. Kapolsek Mungkid

Di tempat

Hal: Laporan Penipuan Online

Lampiran: 1 (satu) halaman

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: Adi

Jenis Kelamin Laki-laki

No KTP: 987654321

Alamat: Jl. Jungkat-jungkit No.01, Mungkid

No. Telp: 08181234677

Saudari Hasna telah melakukan tindakan penipuan berupa penjualan barang secara online melalui Facebook senial Rp. 15.000.000,-. Barang yang diterima tidak sesuai pesanan, cacat dan tidak orisinal. Pihak penjual menjanjikan untuk mengembalikan uang dalam waktu 3 hari, tapi uang tersebut belum juga dikembalikan hingga saat ini. Tepatnya, 2 minggu dari barang diterima.

Pihak yang bersangkutan belum menunjukkan itikad baik mengembalikan uang tersebut.

Sebagai bukti, saya lampirkan nota pembelian barang dengan chat kepada penjual. Dalam chat tersebut berisi penjelasan penjual akan mengembalikan uang paling lambat 3 hari setelah barang diterima.

Demikian pengaduan ini saya buat. Besar harapan saya agar pihak kepolisian dapat menyelesaikan perkara ini hingga tuntas. Atas perhatian Bapak, saya ucapkan terima kasih.

Mungkid, 9 April 2022

Hormat saya,

Pelapor

Adi

b. Contoh surat pengaduan masyarakat

Pusat Informasi Publik

Inspektorat Provinsi Jawa Tengah

Jalan Pemuda No. 98121, Semarang

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama Pelapor:

Jenis Kelamin:

Usia:

No. KTP:

Alamat Lengkap:

No. Telepon:

Email :

Melaporkan bahwa telah terjadi …………………………………. di ………………………. pada …………………. Untuk itu, mohon dilakukan tindakan atau olah TKP terkait laporan tersebut.

Atas perhatiannya, saya sampaikan terima kasih.

Semarang,………….2022

Pelapor

(Nama Terang)

Telah Diterima Oleh

(Nama Terang)

c. Contoh surat pengaduan pelanggan

SURAT PENGADUAN PELANGGAN

Kepada: Kepala Cabang Bank BNI Sukabumi

Di tempat

Dengan hormat,

Saya ingin menyampaikan pengaduan bahwa Bank Negara Indonesia cabang Sukabumi telah melakukan praktik pendebetan rekening tanpa sepengetahuan maupun surat kuasa dari saya sebagai nasabah. Rekening tersebut atas nama Asrina dengan nomor 189121012121. 

Rincian pendebetan sebagai berikut:

1. Bulan Juli, BNI melakukan pendebetan rekening milik saya sebanyak 3 kali dengan total Rp19.790.000
2. Bulan Agustus, BNI kembali melakukan pendebetan rekening milik saya sebanyak 7 kali dengan total Rp17.500.000

Tindakan tersebut sangat merugikan dan menimbulkan ketidaknyamanan bagi saya sebagai nasabah BRI. Maka dari itu, melalui surat pengaduan ini saya sangat berharap Bapak Pimpinan Cabang segera mengambil langkah serius untuk menyelesaikan kasus ini. 

Demikian surat ini saya buat tanpa ada rekayasa. Saya mengharapkan penyelesaian yang tegas dan tuntas.

Hormat saya,

(Pembuat laporan)

Nah, itulah contoh surat pengaduan dan formatnya yang bisa kamu ikuti. Semoga bermanfaat!

---

Temukan pilihan rumah dan apartemen terlengkap di Aplikasi Pinhome. Dapatkan properti idaman melalui program NUP untuk akses eksklusif. Untuk kamu agen properti independen atau agen kantor properti bergabunglah menjadi rekan agen properti bersama kami dan iklankan properti kamu di sini. 

Kamu juga bisa belajar lebih lanjut mengenai properti di Property Academy by Pinhome. Gabung menjadi Rekan Jasa Pinhome melalui aplikasi Rekan Pinhome di App Store atau Google Play Store sekarang!
Hanya di Pinhome.id yang memberikan kemudahan dalam membeli properti. Pinhome – PINtar jual beli sewa properti.